En cualquier compañía la digitalización de archivos es siempre beneficiosa. Sin embargo, si eres de los que todavía se resiste a apostar por la digitalización de archivos en este artículo te vamos a indicar los principales motivos por los que debes digitalizar el archivo de tu empresa.
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Reducción de espacio físico
Uno de los principales motivos por los que una empresa debe apostar por la digitalización de su archivo es que permite reducir el espacio. Porque si una empresa tiene todo su archivo en papel tendrá que contar con amplias estanterías en las que almacenar todos los documentos importantes.
Además, a medida que vaya pasando el tiempo el espacio necesario será mayor. Por lo que llegará un punto en el que habrá que reorganizar los documentos o buscar nuevas zonas en las que poder guardar la nueva documentación. En cualquier caso, es un tiempo perdido porque esto no es necesario con la digitalización. Y es que todo está guardado en la nube o en equipos tecnológicos.
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Puedes acceder a un documento en segundos
“Una de las principales ventajas de la digitalización de archivos es que se puede acceder a un documento en cuestión de segundos. Mientras que si ese archivo hubiese que buscarlo de forma física no sería así. Porque habría que trasladarse a la estantería en la que se almacena, buscar la carpeta y dentro de ahí entre todos los documentos dar con el idóneo”, explican desde Git Doc Cadema, empresa experta en la digitalización de documentos.
En definitiva, es mucho más fácil acceder a los documentos digitalizados que al archivo físico de una empresa. Incluso se puede hacer sin la necesidad de levantarse del escritorio ni tampoco hace falta encontrarse de forma física en la oficina porque tan sólo es necesario disponer de un dispositivo con acceso al sistema.
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Disminución de pérdida de archivos
Los archivos en papel o formato físico es bastante habitual que se traspapelen o se pierdan. Sin embargo, esto no ocurre en los archivos digitalizados. Además, si se dispone de un buen programa de digitalización o un CRM en la empresa es bastante complicado que los archivos digitales se borren. Incluso siempre puede haber posibilidad de recuperarlos.
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Posibilidad de compartir
Otra ventaja de apostar por la digitalización de documentos en una empresa es que los archivos se pueden compartir fácilmente. Es decir, se pueden enviar rápidamente por correo electrónico o cualquier aplicación de mensajería como WhatsApp.
Y lo mejor de todo es que la persona recibirá el archivo en la calidad original. Cuestión que no ocurre con los documentos físicos, porque si se desean compartir es necesario que se digitalicen o se opte por hacer una foto. Siendo la segunda opción la más común. Y al hacer la foto a un archivo en papel se pierde calidad y la información a veces se puede leer con dificultad.
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Los documentos no sufrirán deterioro por el tiempo o el clima
Otra cuestión a tener en cuenta sobre los archivos digitales frente a los físicos es el deterioro. Los documentos físicos pueden deteriorarse por el paso del tiempo, la humedad o el clima. Mientras que los digitales no sufren por estos aspectos.
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Podrás cambiar el tipo de archivo fácilmente
También hay que destacar que los archivos digitales se pueden cambiar de tipo de documento fácilmente. Por ejemplo, pongamos el caso de que un cliente te pide la factura del mes de marzo en PDF. Pues si tú la tienes en Word u otro tipo de documento podrás transformarla con mayor rapidez.
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Posibilidad de consultas simultáneas
Otra ventaja de la digitalización de documentos es que se pueden realizar consultas simultáneas. Porque pongamos el caso de que el departamento de contabilidad está cerrando la facturación del trimestre. Pues todos los miembros del equipo podrán consultar las mismas facturas si lo desean para comprobar que no hay errores. Mientras que con los documentos en papel esto no ocurre. Si varios miembros del equipo quieren consultar la misma factura tendrán que esperar a que uno termine para poder ver el documento.
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Fácil edición
Está claro que los documentos digitales se pueden editar con mayor facilidad que los físicos. Además, los cambios en los documentos digitales no se aprecian. Es decir, pongamos que hay una errata en un documento. Pues si está digitalizado se podrá cambiar con rapidez y no se apreciará que había algún error. Mientras que si está en papel se podrá modificar la errata (y será visible) o se tendrá que buscar el archivo original en el ordenador de la persona que lo creó, modificarlo y volverlo a imprimir. O incluso habrá que crear un documento nuevo para que el error no sea visible.
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Ahorro de papel y tinta
Otra ventaja a destacar sobre los archivos digitales frente a los físicos es que en la oficina se reducirá considerablemente el gasto en papel y tinta. Porque muchos archivos ya no será necesario imprimirlos, ya que estarán accesibles en la nueve o el sistema de la empresa.
Si bien es verdad que muchos documentos habrá que imprimirlos por importancia o necesidad. Sin embargo, el ahorro de papel y tinta será notable.
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Mayor información de la compañía
Y el último motivo por lo que un empresario debería apostar por la digitalización de los documentos de su compañía es que podrá acceder a mayor información. Sí, al tener todos los documentos digitalizados podrá consultar toda la información que desee sobre diferentes aspectos en cuestión de segundos. Pero además, el sistema de consulta le ofrecerá datos y estadísticas interesantes sobre su compañía. Aunque esto dependerá en parte del sistema escogido. Pero algunos programas permiten consultar el autor de los documentos, lo que puede ayudar a un empresario a consultar la actividad o productividad de sus trabajadores, saber las consultas que ha realizado cada miembro del equipo. Incluso se puede restringir el acceso a algunos usuarios a los documentos sensibles.
En definitiva, estos son los principales motivos por los que debes digitalizar el archivo de tu empresa. Además, si no lo haces te quedarás atrás.
