El tiempo es dinero: consejos para una correcta gestión del tiempo

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Online y offline, hay innumerables herramientas y ayudas que están diseñadas para ayudarte a administrar mejor tu tiempo. Sin embargo, a veces todavía queda mucho por hacer. Los calendarios electrónicos, las listas de tareas pendientes o los métodos patentados no siempre son efectivos. Por supuesto, es importante planificar el tiempo cuidadosamente. Sin embargo, demasiadas listas pueden convertirse rápidamente en parte del problema. Entonces no contribuyen a la solución. Si pasas demasiado tiempo planificando, terminas con muy poco tiempo para completar tus tareas. Con los siguientes consejos que nos indican los profesionales de Trackpeople, podrás hacer muchas cosas y marcar muchas cosas durante la semana, incluso sin el método ALPEN y sin herramientas de programación.

1. Tarea única

Las pruebas han encontrado que la multitarea es contraproducente. Nuestro cerebro no trabaja en las tareas al mismo tiempo, sino que cambia una y otra vez. Como resultado, no completas una tarea con la mayor concentración, sino que tienes que “entrar en la tarea” una y otra vez. Esto conlleva a que los errores se arrastran muy fácilmente. La multitarea requiere tiempo, energía y nervios. Es mejor hacer una tarea a la vez. En cualquier caso, esto conduce a mejores resultados laborales.

2. Completar tareas completamente

Si tienes caos en tu cabeza y en tu escritorio, en la mayoría de los casos tienes que lidiar con varias tareas sin terminar. Incluso la tarea inacabada más pequeña puede causar desorden y un mal presentimiento. Es por eso que es importante hacer una cosa antes de comenzar una nueva.

3. Limítate a unas pocas listas

Las listas son algo bueno, pero solo si las tareas se completan realmente. Las cosas en las listas a menudo se mueven de una lista a la siguiente. El resultado es lista tras lista y siempre queda algo que aún no se ha hecho. Por ejemplo, algunas tareas se arrastran de una lista a otra durante semanas o meses y simplemente no las haces. Esto crea la sensación de que las cosas no están avanzando.

Contramedida: Las tareas que puede hacer inmediatamente y que tardan menos de diez minutos en completarse se realizan directamente. Estas tareas ni siquiera entran en una lista. Si aún los escribes y luego los haces de inmediato, puede tener un buen efecto psicológico.

4. Delegar o ignorar tareas

A veces hay tareas que ya se están “arrastrando” a lo largo de cinco o más listas. De esto se puede concluir que es completamente sin importancia o imposible de crear. Debes ignorar estas tareas o delegarlas a otros. Nadie puede planificar y llevar a cabo un proyecto complejo completamente sin herramientas y solo en sus cabezas. Para tareas simples sin más consecuencias, debes confiar en la función de filtrado natural de tu cerebro. Porque mucho de lo que olvidas generalmente no es importante.

5. Listas de prioridades simples

A veces hay herramientas que tardan más tiempo en mantenerse de lo que te dan una ventaja. Un buen ejemplo son las listas de Excel para priorizar tareas que tienen cuatro o cinco niveles de priorización. Los usuarios pasan mucho tiempo todos los días manteniendo estas listas y reagrupando las tareas individuales. Esta es la táctica ideal para evitar el trabajo real. Simplifica el sistema al mínimo, lo que ahorra tiempo y ayuda a establecer prioridades de manera sensata.

6. Equilibrar el esfuerzo y el efecto

Para muchas cosas, debes preguntarte si realmente tiene sentido abordar una cosa. Antes de pasar mucho tiempo buscando el plugin recomendado, por ejemplo, debes preguntarte: ¿Esto realmente hace una diferencia y hace que mi trabajo sea más fácil al final? ¿El tiempo ahorrado con la herramienta es lo suficientemente grande como para justificar este esfuerzo de búsqueda? Cada tarea plantea la pregunta de si estás gastando tu tiempo en las cosas correctas.

7. Reduce las distracciones

Las distracciones inesperadas y no planificadas pueden interrumpir tu trabajo porque siguen sacándote de tu concentración. Esto puede ser un teléfono constantemente estridente o la aparición de un mensaje. Incluso los compañeros que pasan cerca de tu mesa pueden ser muy inquietantes. Para casi nadie, los segundos importan cuando se trata de llamadas telefónicas o correos electrónicos. Es por eso que debe apagar todo y tal vez incluso colgar temporalmente un letrero de no molestar en la puerta. De esta manera, las tareas complejas que requieren un alto grado de concentración se pueden completar de manera mucho más eficiente y mejor.

8. Meditar

A veces es útil dejar la oficina sola durante algún tiempo, por ejemplo, para almorzar fuera de casa. También debes dejar tu teléfono móvil atrás. En su lugar, debes coger un bloc de notas y un bolígrafo y pensar en las próximas tareas, nuevos proyectos u objetivos y tomar notas sobre ellos.

9. La palabra “no”

La pequeña palabra “no” puede tener un efecto enorme en su motivación y eficiencia. Los compañeros o amigos a menudo vienen y preguntan si puedes hacer algo por ellos “solo por un momento”. Esto puede catapultarte completamente fuera de tu concentración. Por lo tanto, no debes ser tentado y desviado del curso por las prioridades de los demás. Es mejor si primero haces tus propias tareas y constantemente dices no a las solicitudes de tus compañeros y amigos. Esto aumenta en gran medida tu propia eficiencia. Porque ten en cuenta: si la tarea realmente se pudiera hacer “brevemente”, el compañero o amigo probablemente lo haría él mismo.

10. Reunión de captura de tiempo

Las reuniones son eficientes cuando tienen una agenda clara y corta. Entonces el cerebro y la presentación pueden concentrarse en lo esencial. Es importante evitar reuniones que consumen mucho tiempo donde se habla mucho sin un objetivo concreto, pero no se hace nada.

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