Cada vez es más habitual contar con esta figura clave dentro de la gestión administrativa de los inmuebles. Dado que gestionar una comunidad de vecinos suele ser sinónimo de problemas, los presidentes de las mismas y los mismos residentes, son muy proclives a la contratación de un administrador que se ocupe de realizar todas las gestiones pertinentes y correspondientes a la comunidad.
Que una comunidad de vecinos, este de acuerdo en todas y cada una de las decisiones que se toman respecto a los servicios necesarios, como el mantenimiento y la limpieza, o las reparaciones u obras que hay que acometer, es una ardua tarea en la mayoría de los casos. La elección de un presidente de la comunidad es algo que se viene haciendo desde tiempos remotos, sin embargo, para el presidente que suele estar por periodos estipulados, la carga que supone gestionar la comunidad, suele ser eso mismo, una carga. Delegar todas esas gestiones a un administrador de fincas, es sin duda alguna, la mejor de las opciones.
Según los expertos en la materia de Gestoría Toledano, la experiencia de un administrador y la comodidad que supone para los propietarios es un plus añadido para la contratación. Es fundamental, antes de contratar a un profesional del sector, conocer bien cuales son sus funciones y que debe ofrecer a la comunidad.
Esta figura, es un profesional cuya especialidad es la gestión de fincas rústicas y urbanas. Según el Colegio Profesional de Administradores de Fincas de la Comunidad de Madrid, se trata del encargado de administrar los elementos comunes existentes en las comunidades de propietarios, así como la de bienes inmuebles y rústicos que son propiedad de terceros, según la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Arrendamientos Urbanos y Rústicos.
Funciones de un administrador de fincas
Las funciones del administrador de una comunidad de vecinos, abarcan una amplia variedad de gestiones, todas de naturaleza diversa. Por esta razón, el administrador actúa a un mismo tiempo como gerente, gestor, secretario, contable y mediador en las reuniones de vecinos. Igualmente, actúa como asesor profesional sobre cualquier asunto que vaya ligado a la comunidad.
Dentro del artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, se describen las obligaciones, derechos y funciones del administrador de fincas. Aunque a priori, pueda parecer que un administrador puede ser cualquiera y hacer su trabajo como considere, la realidad es que no es así. Existe un colegio de administradores en cada comunidad, además de contar con una normativa relativa a este particular.
Según la misma, el administrador es quien se encarga de la gestión de patrimonios urbanos y rústicos, velando siempre por el buen funcionamiento de los bienes inmuebles que gestiona, incluyendo sus instalaciones y servicios. Su misión consiste en ejecutar todas las acciones que sean necesarias para garantizar la conservación y el mantenimiento de la finca y el cumplimiento de la legislación vigente en todo lo relacionado con la seguridad, la higiene y el funcionamiento de los servicios e instalaciones correspondientes.
Otra de sus funciones, es la actuación como gerente de la comunidad de propietarios, siendo quien se encarga de la supervisión y el control de proveedores de servicios, la dirección del personal que se haya contratado para trabajar en el inmueble o llevar a cabo las gestiones correspondientes a la resolución de incidencias o averías. Negociar con bancos, administraciones publicas y otras entidades como Hacienda o la Seguridad Social, son también funciones del administrador.
La contabilidad es también tarea de un administrador de fincas. Es el responsable de confeccionar un plan de previsión de gastos y proponer la mejor manera de obtener los medios necesarios para afrontar los mismos. Este plan debe ser aprobado por la Junta de Propietarios antes de ser llevado a la práctica. Liquidaciones, pagos y cobros a cargo de la comunidad son responsabilidad del gestor, ya sean ante la administración, la contratación de algún servicio o los mismos propietarios.
Actúa como secretario de la comunidad, donde se encarga de la custodia de los libros de actas de la junta y la documentación referente a la comunidad. La expedición de certificados correspondientes a las deudas que puedan existir dentro de la comunidad o los acuerdos a los que se llega en la junta o la liquidación de las posibles deudas generadas por propietarios morosos.
Si bien estas son las funciones mas destacadas de un administrador de fincas, en muchas ocasiones, también ejerce como consejero y asesor de gran variedad de temas. Entre ellos, podemos mencionar los siguientes:
- Asesoría inmobiliaria: respecto de cualquier tipo de transacción inmobiliaria como alquiler, compraventa, traspaso, IBI, rehabilitación, valoración y peritaje, etc.
- Asesoría económica: presupuestos, liquidaciones, obras, etc.
- Asesoría fiscal: pago de impuestos, altas en el censo, estatutos de la comunidad, etc.
- Asesoría técnica: sobre cualquier aspecto de la arquitectura o los servicios que afecten directamente a la propiedad.
- Asesoría laboral: frente a las contrataciones de personal de mantenimiento, limpieza, etc. respecto a los contratos, riesgos laborales, tramites con la Seguridad Social, etc.
No cabe duda de que un administrador de fincas es un profesional muy completo y capacitado para desempeñar todas y cada una de las funciones mencionadas. Contar con uno para la gestión de una comunidad de vecinos es una de las mejores alternativas en el caso de que ninguno de los propietarios, quiera tener tanta responsabilidad y trabajo extra.
Las ventajas de contratar un administrador
Sin duda, el mayor y, seguramente único, inconveniente de contar con un administrador de fincas, es el aumento de la cuota de la comunidad que hay que pagar todos los meses. Aunque realmente, entre todos, los propietarios, el coste no se deja notar tanto como pueda parecer.
Como hemos comentado, la Ley de la Propiedad Horizontal detalla las normas, derechos y deberes de una comunidad de vecinos y las funciones propias de un administrador, pero no establece ni obliga a la contratación de un administrador profesional. Cualquier propietario, puede ejercer y desempeñar todas las funciones referentes a la gestión de la comunidad. Generalmente, estas funciones suelen recaer en el presidente de la comunidad.
Evidentemente, el volumen de trabajo que acarrea la gestión integra de la comunidad, así como el tiempo que requiere, puede resultar difícil de compatibilizar con el día a día de un propietario. Estos, además, no cuentan con los conocimientos precisos para abordar cierto tipo de tareas, lo que desemboca en una mayor necesidad de tiempo y trabajo.
Por esta razón, la obligatoriedad inexistente, se transforma en una necesidad que los propietarios asumen para asegurar que la gestión de su comunidad, es óptima.
Las ventajas de contratar un administrador profesional, son en primer lugar, el poder delegar en otro todas esas obligaciones y responsabilidades. Además de la profesionalidad que supone contar con un administrador colegiado conocedor de sus funciones y con la formación y experiencia necesarias.
Otra cuestión muy ventajosa es la seguridad jurídica que ofrece el propio Colegio de Administradores de Fincas de cada comunidad autónoma. Este, cubre las actuaciones de sus profesionales colegiados con dos tipos de seguro. Además, la comunidad contará con la cobertura legal necesaria en el caso de que sea necesario acudir a los tribunales puesto que el Colegio de Administradores cuenta con sus propios servicios jurídicos.
El ahorro económico en general, puesto que la formación específica en gestión de inmuebles que recibe un administrador, le capacita para valorar las soluciones mas acertadas y rentables en cada caso. En el caso de las posibles subvenciones a las que pueda optar una comunidad para realizar algún cambio necesario, los administradores están al día de las que puedan beneficiar a la comunidad, facilitando todo el proceso.
Su función como mediador, puede resultar primordial a la hora de lidiar los propietarios por sus propios intereses, como suele ocurrir. El administrador puede ejercer como mediador y evitar que la sangre llegue al rio entre los propios vecinos.
En resumen, como comentábamos, los honorarios de un administrador de fincas, son un coste extra para los propietarios, pero las ventajas son tan evidentes como contundentes. El delegar en un profesional todas las tareas burocráticas y concernientes a la gestión inmobiliaria de una comunidad de vecinos, para una gran mayoría, seguro que no tiene precio. Ahorrarse quebraderos de cabeza, enfrentamientos con los vecinos, gestiones varias en las administraciones, etc. es uno de los valores añadidos que aporta este profesional.
Dentro de los servicios que puedes encontrar en un administrador de fincas, se encuentran la constitución de la comunidad, para fincas que lo requieren; la legalización del Libro de Actas de la Comunidad; la inscripción de la finca en Hacienda: la emisión y la gestión del cobro de los recibos; el control y el pago de todas y cada una de las obligaciones económicas que corresponde a la comunidad; la liquidación anual de gastos e ingresos; la elaboración del presupuesto anual de gastos; la confección de las convocatorias de las Juntas Generales, Ordinarias y Extraordinarias; la reacción y el envío de las actas; asesoramiento laboral, confección y pago de nominas y seguridad social de los empleados de la comunidad…
Según los servicios que necesite tu comunidad, el administrador, te ofrecerá una u otra serie de soluciones.
